关于开展2024年度市本级住房保障对象档案电子化和纸质化整理工作的采购方案

根据住建部《住房保障档案管理办法》和《（略）公共租赁住房管理实施细则》等相关文件要求，加强和规范我局住房保障档案管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，健全我局住房保障档案管理体系，严格做好我局住房保障年审等管理工作,（略）开展2024（略）本级住房保障对象档案纸质化和电子化整理工作，具体采购要求如下：
一、服务具体内容和要求
（一）住房保障对象纸质档案规范化整理工作
1、纸质档案建设
对2023年的2000份住房保障对象申请及年审资料建立档案目录册、档案立卷、拟写案卷卷内目录、档案页打码、目录资料装订等，具体以实际资料为准，形成一户一档。
格式要求：目录资料装订要打孔接线、确保可以增页；资料内含不规则的资料页，要用A4纸粘贴；案卷封面采用牛皮纸，根据采购方要求的要素进行标识；案卷装盒采用硬纸板档案盒（档案盒按标准规格制作、档案盒正面从上至下印刷相关字样标识。相关字样由采购方不限于单位：（略）
2、档案电子化
对已整理的2000份住房保障对象申请及年审纸质档案进行扫描，录入《（略）（略）》实行电子化管理，形成一户一档。
（二）保障性安居工程项目及住房保障工作资料规范化整理工作
根据档案整理相关工作要求，对市本级（略）年的100份保障性安居工程项目及住房保障工作资料建立档案目录册、拟写卷内目录、目录资料装订等，以及扫描整理进行电子化管理，具体以实际资料为准。
（三）服务要求
1、档案案卷内的资料排序整齐划一，标识清晰，目录打印无错字，编号无错乱，资料无丢失，案卷整理符合档案整理的相关标准。
2、硬纸板档案盒要按规格定做，档案盒的正面、侧面印刷的字样要清晰、无错字漏字。
3、案卷入盒要内外目录与盒面标记相一致，不要发生错装资料现象。每份案卷目录要有电子版，移交档案时要提供电子版文档。
4、住房保障对象纸质档案转化电子档案录入《（略）（略）》，要求档案信息准确无误、不缺页、页面清晰，符合采购方要求。
二、采购方式：（略）
本（略）上中介服（略）服务清单，拟根据《（略）建设局自行采购管理办法》开展自行采购。供应商响应时间为采购方案公告后五个工作日内。采购方将根据《2024（略）本级住房保障对象档案纸质化和电子化整理工作响应文件评分标准》对响应文件进行综合评定（详见附件）。
供应商响应文件需包含以下内容：
1、项目响应文件书
2、项目响应价格表
3、项目服务总体计划和项目实施方案（人员配备、工作设备等）
4、项目实施具体工作流程
5、供应商经营业务、业绩情况
6、供应商档案整理人员信息情况
7、项目服务承诺及售后服务内容
8、供应商资质资料
三、供应商资格要求
（一）供应商应当具备《政府采购法》第二十二条规定的“供应商参加政府采购活动应当具备的条件”；
（二）供应商应当是具有合法经营资格的法人，提供有效的企业法人营业执照；
（三）供应商应当是具有档案整理服务资质的机构；
（四）主要从业人员具有档案整理从业资格或相关档案整理经验；
（五）服务供应商未被列入“信用中国”网站“失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；（略）（（略）.cn）“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。
四、服务费用及支付方式：（略）
服务费用是完成服务内容及要求的含税全包价，采取总价包干方式：（略）
本项目最高限价概算为人民币拾万元整（￥100,000.00元），项目内容明细详见表1项目明细表。
表1项目明细表
项目费用名称：（略）
数量
备注
1、住房保障对象申请及年审资料纸质档案整理工作
打印文件、排序
2000份（约60页/份）
根据文件内容整理分类打印，按时间排列顺序
档案录入
录入申请人姓名，（略），内容页数
打页码
按申请人划分，（略）打页码
打印目录
排版，检查每张目录内容是否打全，一式三份
盖封面
封面盖申请人姓名，（略），（略），存档时间
档案装订
将每张目录排叠整齐、钻孔、装订到专用的目录夹里
档案入盒
（略），整理入盒
2、住房保障对象申请及年审资料纸质档案扫描电子化工作
档案扫描
2000份（约60页/份）
将每一页档案的扫成JPG格式、核对页数是否有漏扫
图像处理
将扫描好的图片整理，调整方向、裁剪黑边、合拼图片、质检图片
挂接数据
（略）内
刻录光盘
将图片和电子目录刻录到档案专用光盘里，并打印好光盘封皮
3、保障性安居工程项目及住房保障工作资料整理工作
打印文件
100份（约50页/份）
资料收集，根据提供的材料打印出来
分类录入、排序
按文件内容、时间顺序分类录入内容和排列
打页码、目录
（略）打页码、排版，检查每张目录内容是否打全
档案装订、入盒
将每份档案排叠整齐、钻孔、装订到专用的目录夹里，按顺序整理入盒
档案扫描、处理
扫描成JPGS格式、检查核对、图像处理
4、档案用品
档案用品
1批
档案整理过程中需要用到的档案用品，详见表2档案整理用品估算清单
合计
4100份
表2档案整理用品估算清单
（略）
品名
单位：（略）
数量
备注
1
5CM档案盒
个
300
2
档案专用胶水
支
5
3
0.6CM钢钉
盒
5
4
0.8CM钢钉
盒
1
5
1.3CM钢钉
盒
1
6
目录纸
张
5000
7
文书封皮
套
2000
8
装订线（小）
捆
15
9
印油
瓶
1
10
空白封皮
张
100
11
光盘
册
24
12
目录夹
个
20
（一）项目中所有资料份数均为估算，在超出所报份数10%以内的，均按项目总价包干（含所有档案份数和整理用品），超出部分和所有价格变动的风险均由供应商自行承担，采购方不需再向供应商支付任何其他费用;低于合同要求整理的资料份数的，按实际整理档案份数进行结算。
（二）服务费用分三期支付，合同签订且生效后，采购方向供应商支付第一期款项，即合同总价的60%；供应商在完成项目90%工作量后，采购方经确认后向供应商支付第二期款项，即合同总价的30%；待项目完成经采购方验收合格并复核最终档案整理份数后，按实计算服务费用，扣除巳支付金额后结算剩余费用，结算总费用不得超出合同总价。
（三）供应商向采购方申请付款时，需先提供相当于采购人：（略）
（四）因采购方使用的是财政资金，在前款规定的付款时间为采购人：（略）
五、服务场地及设备
（一）本项目在采购方提供的场地内进行档案整理。
（二）采购方提供电脑设备；供应商自行提供完成本项目的工作设备、工具耗材，包括扫描仪、高拍仪、打印机、刻录盘片、档案装订耗材（卷内目录、备考表、A4白衬纸、档案封面等）等全部工作用具。
六、项目开展时间及验收管理
（一）项目开展时间
自签订合同次日起，包括当月在内的四个自然月内完工全部项目，第五个自然月为项目验收时间，供应商需要在此前全部完成、验收合格并交付。
（二）验收标准
根据住建部《住房保障档案管理办法》和档案局有关档案管理规定的验收标准，并按完成总体项目进行检查，合格率达100%进行验收。如发现存在不合格的，供应商需对存在问题进行整改，待整改完成后才能通过验收。
（三）监督管理
由供应商在档案扫描加工过程中随时进行内部验收，对于已加工的档案，采购方也可以采取抽查和影像利用过程中发现质量或错误问题，及时回退给供应商进行更正或返工处理。
七、保密条款
双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下：
（一）保密内容（包括技术信息和管理信息）：与该项目有关的一切合同、资料、情报等（供应方因申报各类国家资质证书所需提交的资料除外，但必须经过采购方书面同意方可提供）。
（二）涉密人员范围：涉及该项目的一切人员。
（三）保密期限：永久。
（四）泄密责任：双方承担本项目技术情报和资料的保密义务，不得向第三方传泄。不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。违反者，对方可追究其违约责任。
（五）双方必须履行《（略）建设局档案数字化加工安全管理制度》，供应商对整理的资料保密，未经采购方书面同意，不得用作其他用途。
八、违约责任
供应商存在以下违约行为的，采购方有权向供应商收取项目总价款5%的违约金。情节严重的，采购方则有权单方随时终止合同，且供应商应当赔付采购方全部项目支付资金：
（一）不接受采购方的监管；
（二）遇到问题不及时向采购方汇报其情况；
（三）资料审核质量不符合采购方要求的；
（四）项目未按采购方约定进度要求完成，超出合同所订日期（即2024年10月31日）完工或在2024年11月30日前未能全部完成、验收合格并交付的；
（五）供应商未按双方签订的采购合同约定条款执行情况。
九、争端的解决
（一）凡与合同有关而引起的一切争议，双方当事人应当及时协商解决；协商不成时，向采购方所在地人民法院起诉。因履行本合同产生争议的，因此产生的相应费用（包括但不限于公证费、评估费、鉴定费、保全费（含保函保费）、诉讼费、送达费、执行费、交通费、住宿费、律师费等全部费用）由败诉方承担。
（二）在进行法院审理期间，除提交法院审理的事项外，合同其他部分仍应继续履行。
（三）合同按照中华人民共和国的法律进行解释。
十、联系方式：（略）
联系人：（略）
邮箱：（略）
联系地址：（略）
（略）建设局
2024年6月27日
附件：2024（略）本级住房保障对象档案电子化和纸质化整理工作响应文件评分标准
（略）
评审项目
评审内容
评审准则
分值（总分100）
1
企
业
评
分
供应商综合能力
（1）具有合法的“企业法人营业执照”：5分
（2）具有档案整理服务资质：5分
（3）经营范围包含档案整理、数字化加工服务，符合本服务项目要求：5分
（4）提供同类整理工作项目业绩和案例材料，提供1个得1分，得分上限不超过10分：10分
25
2
人员
配备
（1）从事参与本项目的整理人员有所在企业的参保记录证明：5分
（2）从事参与本项目的整理人员具有档案整理经验，提供整理人员清单详细信息，具有档案专业中级职称证书的1个得5分；初级职称证书的1个得3分；档案从业人员资格证的1个得1分，得分上限不超过15分：15分
20
3
技
术
评分
服务设备
提供完成服务所需工作设备的详细清单，如喷墨打印机、档案盒打印机、高速扫描仪、高速平板扫描仪、高拍仪、装订机等，提供1个得2分，得分上限不超过10分。
10
4
服务整理方案
（1）提供完整的的档案整理纸质化和扫描工作流程方案，具体操作流程清晰，列明各项工作内容如分类、排序、打印、录入、扫描、质检、装订、入盒等：10分
（2）根据方案要求期限列出项目实施计划，列明具体工作内容、所需工期、成果清单，作出工作承诺书：10分
20
5
售后承诺服务支持
（1）提供完整售后服务保障清单并详细列明，如服务计划、实施承诺、服务规范、工作程序、服务内容等，提供1个得2分，得分上限不超过10分：10分
（2）明确售后服务组织、具体的人员安排和服务时间：5分
15
6
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